Оформить заказ покупателя

Инструкция для нового менеджера. После неё заказ записан, в нём есть изделие из каталога, но он ещё не запущен: клиент ничего не должен.

Расчёт полей внутри техкарты, счёт, согласование и проведение — следующие инструкции.

Кнопки программы на русском интерфейсе: «Создать», «Записать», «Провести», «Провести и закрыть». В веб-клиенте с английским языком сеанса те же кнопки называются Create, Save, Post, Post and close. Надписи самого заказа остаются русскими.

Что получится

В журнале появится новый заказ с номером, контрагентом и строкой изделия. Значок проведения у него не стоит. В карточке статуса «Долг» равен 0.

1. Открыть журнал

1. Слева в панели разделов нажмите Продажи.
2. Откройте журнал заказов. Заголовок окна — Журнал заказов.

В журнале видны дата, номер, статус, дата отгрузки, контрагент, сумма заказа и долг. Над списком — отборы Организация, Контрагент, Менеджер, Статус и кнопка Я (только свои заказы).

Цветные кнопки статусов над списком («На просчете», «В производстве», «Ждем подтверждения» и другие) только фильтруют список. Новый заказ ими не создают.

2. Создать заказ

Нажмите Создать (Create). Откроется окно Заказ.

Сверху вкладки: Main, Готовность на производстве, Материалы по заказу, Рентабельность, Взаимодействия, Счета и реализации, Отгрузки и доставки, График работ по заказу. Для нового заказа оставайтесь на первой.

Внизу уже заполнены Автор и Ответственный — это вы. Всего пока 0.

3. Заполнить шапку

Заполняйте сверху вниз.

1. Организация — наша фирма, от имени которой заказ.
2. Контрагент — клиент. Начните вводить название и выберите строку. Если подбор неоднозначный, откройте список кнопкой выбора справа от поля.
3. Договор по заказу — договор этого клиента. Если договора ещё нет, нажмите новый рядом с полем.
4. Контактное лицо — кто со стороны клиента ведёт заказ, если оно известно.
5. Вид оплаты — как клиент платит. Пока заказ не запускаете, достаточно выбрать вид. От него позже зависит, нужна ли предоплата до старта производства.
6. Дата отгрузки — когда изделие должно быть готово к отдаче. Без этой даты заказ позже не проведётся.
7. Скидка оставьте не предоставлена, если клиенту скидку не обещали.
8. Комментарий внизу — короткая пометка для себя и производства, если она нужна.

Справа жёлтая карточка показывает кредит клиента, Долг: 0 и остаток кредита. Пока заказ не проведён, долг по нему не возникает.

Строки Счет: не выставлен и Доставка: не оформлена не трогайте. Счёт выставляется после запуска.

Флажок «пп»

Рядом с датой стоит флажок пп — предварительный просчёт. Для обычного заказа оставьте его выключенным.

Если флажок включён, заказ можно записать, но провести нельзя: программа сообщит, что заказ в состоянии предварительного просчёта. Долг при этом не появляется. Чтобы позже запустить такой заказ, флажок снимают.

4. Добавить изделие из каталога

Изделие живёт на вкладке Продукция. Руками строку не набирайте.

1. Над таблицей две зелёные кнопки Добавить. Нажмите правую.
2. Откроется каталог изделий и шаблонов. В нём, например, есть «Наши изделия», «Световой короб ПВХ», «Рекламная конструкция», «Табличка», «Расчет монтажных работ», «Пустая тк». Список зависит от того, какие шаблоны включены в меню.
3. Выберите изделие, которое просит клиент. Программа сама создаст техкарту по шаблону этого изделия и подставит её в строку заказа.
4. Если открылась форма техкарты, поля расчёта сейчас не меняйте. Закройте её и вернитесь в заказ. Как считать изделие — отдельная инструкция.
5. В таблице должна появиться строка: номер техкарты, наименование продукции, количество, цена, сумма.

При выборе изделия программа может сама записать заказ, чтобы привязать техкарту. Это ещё не запуск и не долг.

Второе и следующие изделия добавляются той же кнопкой Добавить.

Вкладки Товары, Произвольные услуги и Коммерческое предложение для первого заказа не нужны.

5. Записать и не проводить

Нажмите Записать (Save). Не нажимайте Провести (Post) и Провести и закрыть (Post and close).

Проведение — это уже запуск. С этого момента клиент должен сумму заказа, а техкарты уходят в производство. Кнопка На согласование тоже не для этого шага.

Закройте заказ. В журнале найдите его по номеру или контрагенту.

Проверка

• В шапке есть организация, контрагент и дата отгрузки.
• Флажок пп выключен, если это не черновик просчёта.
• На вкладке Продукция есть хотя бы одна строка с номером техкарты.
• Заказ записан кнопкой Записать, а не Провести.
• В журнале у заказа нет отметки проведения, долг по нему не вырос.

Если что-то не так

• В меню «Добавить» нет нужного изделия. Возьмите ближайший шаблон или «Пустая тк» и оставьте расчёт технологу. Сами поля техкарты в этой инструкции не заполняются.
• Программа не даёт записать заказ без контрагента или организации. Вернитесь к шапке.
• Случайно нажали «Провести». Заказ уже в работе, долг создан. Сами проведение не отменяйте: скажите старшему менеджеру. Если по заказу уже начали обрабатывать техкарты, обычный менеджер изменить его не может.